I det här inlägget pratar vi om att boka möten och hur du skapar ett e-postmeddelande med en mötesförfrågan.
Att boka möten är en otroligt viktig kompetens för alla som driver företag och särskilt för dem som arbetar med försäljning. Det vanligaste sättet att boka möten idag är via cold calling. Cold calling är den metod som de flesta använder för att boka möten.
Det finns många goda skäl att boka möten, det vanligaste skälet är att du och ditt företag letar efter nya affärer.
Det finns dock vissa skillnader när det gäller att boka möten. Är personen du försöker boka ett möte med någon som du redan känner? Eller är personen helt okänd, men någon som du skulle vilja göra affärer med?
Ibland handlar det också om att boka in ett möte med dina befintliga kunder. Det är ju trots allt mycket lättare att sälja till befintliga kunder.
I det här inlägget går vi igenom de viktigaste elementen för att skriva effektiva e-postmeddelanden med mötesförfrågningar, med insikter om hur man hanterar olika scenarier där du känner personen du vill träffa eller inte känner dem alls, även känt som kalla och varma e-postmeddelanden.
E-postmeddelanden kan kategoriseras baserat på mottagarens befintliga koppling till dig eller ditt företag. Som nämnts kallas det ofta för kalla eller varma e-postmeddelanden. Här är en snabb förklaring.
Varma e-postmeddelanden skickas till dem som du redan känner, t.ex. nyhetsbrevsprenumeranter, tidigare eller nuvarande kunder eller kollegor. Detta gör att du kan bygga vidare på den befintliga relationen och hoppa över långa introduktioner. Däremot går kalla e-postmeddelanden till fullständiga främlingar. Med dessa krävs en stark introduktion och extra ansträngning för att fånga deras intresse och skapa förtroende.
Oavsett vem du kontaktar är det viktigt att skapa ett professionellt och tydligt e-postmeddelande när du bokar ett möte. Här är tre scenarier med tillhörande tips som hjälper dig att göra det:
När vi inte känner den person vi skickar e-post till går det under kategorin kall e-post.
Börja med att presentera dig själv och din roll och förklara kortfattat varför du hör av dig. Visa sedan att du har gjort din research genom att nämna ett relevant problem som personen, företaget eller branschen kan ha och förklara hur din lösning kan hjälpa till. Föreslå artigt ett möte för att diskutera lösningen mer i detalj och erbjud alternativa tider för att visa flexibilitet.
I exemplet har jag ingen aning om vem personen är, men jag vet i alla fall något om branschen och företaget.
Om du skickar till många människor bör du förenkla meningarna så att du inte behöver göra för mycket research per lead.
Hej [förnamn],
Mitt namn är [ditt namn] och jag arbetar på [ditt företag].
Jag stötte nyligen på [namn på leads företag] och blev imponerad av [skäl till varför du är imponerad].
Anledningen till att jag kontaktar dig är att vi arbetar med ett antal företag i din bransch, och många av dem upplever huvudvärk varje dag på grund av ett [problem].
Det problem som många i din bransch och kanske även ditt företag upplever handlar om [förklara problemet kort].
Vi hjälper företag som ditt genom att [kortfattat förklara din lösning]. Jag tror att vår lösning kan vara till nytta för [specifik aspekt av deras verksamhet].
Kan vi boka in ett kort samtal nästa vecka för att diskutera detta vidare? Du kan boka en tid direkt i min kalender här [infoga kalenderlänk], eller meddela mig din tillgänglighet.
Tack för att ni tog er tid och jag ser fram emot möjligheten att arbeta tillsammans.
Bästa hälsningar,
[ditt namn]
[Din kontaktinformation]
För att lära dig mer om hur du skriver en bra text, läs inlägget 9 viktiga tips om hur du skriver ett kallt e-postmeddelande på ett professionellt sätt.
När du har viss kännedom om den person du kontaktar kan vi oftast säga att e-postmeddelandet är varmt.
Börja med att fräscha upp bekantskapen genom att nämna var ni träffades eller hur ni känner varandra. Om personen du kontaktar har blivit rekommenderad av någon du känner och det är den enda bekantskap du har, nämn vem du blev rekommenderad av.
Att ha en referens för den person du skickar ett e-postmeddelande till är en fantastisk möjlighet. Människor tenderar att släppa sitt försvar när de inser att de vet vem du är eller att du är bekant med någon de känner.
Förklara tydligt syftet med mejlet och vad du vill uppnå. Visa sedan att du har gjort din research genom att nämna ett relevant problem som personen, företaget eller branschen kan ha och förklara hur din lösning kan hjälpa till. Fråga om de har tid för ett möte för att diskutera frågan vidare och håll en vänlig men professionell ton.
I exemplet nedan har jag fått en referens från en god vän. Det e-postmeddelande jag skickar kan se ut ungefär så här:
Hej [förnamn],
Vår gemensamma vän, [namn på referens], gav mig dina kontaktuppgifter och han informerade mig om att du är rätt person att prata med om [produkt/tjänst].
Mitt namn är [ditt namn] och jag arbetar på [ditt företag].
Anledningen till att jag kontaktar dig är att [namn på referens] och jag pratade om en fråga som många i din bransch kämpar med.
Det problem som många i din bransch och kanske även ditt företag upplever handlar om [förklara problemet kort].
Vi hjälper företag som ditt genom att [kortfattat förklara din lösning]. Jag tror att vår lösning kan vara till nytta för [specifik aspekt av deras verksamhet].
Kan vi boka in ett kort samtal nästa vecka för att diskutera detta vidare? Du kan boka en tid direkt i min kalender här [infoga kalenderlänk], eller meddela mig din tillgänglighet.
Tack för att ni tog er tid och jag ser fram emot möjligheten att arbeta tillsammans.
Bästa hälsningar,
[ditt namn]
[Din kontaktinformation]
Om du känner personen väl kan du börja med en personlig hälsning, till exempel tacka för senast ni träffades eller nämna något annat trevligt ni har haft tillsammans. Gå sedan rakt på sak genom att kort förklara vad du vill diskutera och varför ett möte kan vara värdefullt för båda parter. Fråga om hon har tid för ett snabbt möte för att ta en kaffe och prata, och erbjud dig att anpassa ditt schema.
I exemplet nedan är det en person som jag redan känner. Det e-postmeddelande jag skickar kan se ut ungefär så här:
Hej [förnamn],
Long time no see 😀 Det måste ha varit på det där försäljningseventet i Stockholm förra året som vi sågs senast?
Jag skulle vilja träffa dig angående en intressant möjlighet 😀.
[Kort förklaring av intressant möjlighet]
Har du möjlighet att ta en fika eller möjligen ett webbmöte med mig?
Mvh,
[ditt namn]
När du har fått ett positivt svar på att personen vill träffas kan du naturligtvis boka in ett möte via e-post eller telefon. Det tar inte särskilt lång tid att ringa ett telefonsamtal där man hittar varandras respektive kalendrar och hittar en tillgänglig tid för båda parter. Problemet med denna lösning är att man inte alltid vill göra detta telefonsamtal på grund av tidsbrist eller för att personen i fråga inte har tid.
Alternativt kan du skicka ett e-postmeddelande med förslag på tider eller be den andra parten att komma med förslag. Problemet med den här lösningen är:
1. Det är mycket fram och tillbaka innan man hittar en lämplig tid.
2. Du får inget svar på e-postmeddelandet.
En bättre lösning är att automatisera den här processen genom att till exempel använda LeadJabber och Calendly för att boka in mötet.
Med LeadJabber kan du ställa in en mötesbokningssekvens som automatiskt skickar ut ett e-postmeddelande där du tackar för att de har begärt ett möte och bifogar en länk till en kalender via Calendly. Den här sekvensen kan till exempel ha 3-4 e-postmeddelanden som följer upp tills mötet har arrangerats.
Detta är en stor hjälp i en hektisk vardag, både för dig som arrangerar mötet, men även motparten eftersom det inte går i glömska.
Oavsett om e-postmeddelandet du skickar är "varmt" eller "kallt" är uppföljning nyckeln i alla faser av försäljningsprocessen. Allt från den första kontakten till att arrangera ett möte.
Problemet för många inom försäljning och för säljare är uppföljning. Du måste hela tiden bygga din pipeline, men samtidigt måste du följa upp alla prospekt i varje steg. Detta kräver ett extremt bra system och disciplin för att hantera dessa processer.
LeadJabber hjälper dig med e-postutskick, men systemet är utformat så att du kan ha olika sekvenser för olika faser i säljprocessen. Det innebär att ett prospekt som t.ex. har bett dig att höra av dig om fyra månader enkelt kan placeras i respektive sekvens för uppföljning. Det innebär att du som säljare kan släppa det här prospektet och vara helt säker på att det följs upp vid rätt tidpunkt.
Swedish 
English 
Norwegian