I dette innlegget skal vi snakke om møtebooking og hvordan du oppretter en e-post med møteforespørsler.
Møtebooking er en utrolig viktig ferdighet for alle som driver en bedrift, og spesielt for dem som jobber med salg. Den vanligste måten å booke møter på i dag er ved å ringe kaldt. Cold calling er den metoden de fleste bruker for å booke møter.
Det er mange gode grunner til å booke møter, men den vanligste grunnen er at du og bedriften din er på utkikk etter nye kunder.
Det er imidlertid noen forskjeller når det gjelder møtebooking. Er personen du prøver å booke et møte med, noen du allerede kjenner? Eller er personen helt ukjent, men en du gjerne vil gjøre forretninger med?
Noen ganger handler det også om å booke et møte med eksisterende kunder. Det er tross alt mye enklere å selge til eksisterende kunder.
I dette innlegget går vi gjennom de viktigste elementene i å skrive effektive e-poster med møteforespørsler, med innsikt i hvordan du håndterer ulike scenarier der du kjenner personen du ønsker å møte eller ikke kjenner vedkommende i det hele tatt, også kjent som kalde og varme e-poster.
E-poster kan kategoriseres basert på mottakerens eksisterende tilknytning til deg eller bedriften din. Som nevnt kalles det ofte kalde eller varme e-poster. Her er en rask forklaring.
Varme e-poster sendes til dem som allerede har en viss kjennskap til deg, for eksempel abonnenter på nyhetsbrev, tidligere eller nåværende kunder eller kolleger. På denne måten kan du bygge videre på den eksisterende relasjonen og slippe lange introduksjoner. I motsetning til dette går kalde e-poster til helt fremmede. Her kreves det en sterk introduksjon og ekstra innsats for å fange deres interesse og skape tillit.
Uansett hvem du kontakter, er det avgjørende å utforme en profesjonell og tydelig e-post når du skal avtale et møte. Her er tre scenarier med tilhørende tips som kan hjelpe deg med dette:
Når vi ikke kjenner personen vi sender e-post til, går det under kategorien kald e-post.
Begynn med å presentere deg selv og rollen din, og forklar kort hvorfor du tar kontakt. Deretter viser du at du har gjort research ved å nevne et relevant problem som personen, bedriften eller bransjen kan ha, og forklare hvordan løsningen din kan hjelpe. Foreslå høflig et møte for å diskutere løsningen mer i detalj, og tilby alternative tidspunkter for å vise fleksibilitet.
I eksempelet aner jeg ikke hvem personen er, men jeg vet i det minste noe om bransjen og selskapet.
Hvis du sender til mange personer, bør du forenkle setningene slik at du ikke trenger å gjøre for mye research per kundeemne.
Hei [fornavn],
Jeg heter [navnet ditt], og jeg jobber i [selskapet ditt].
Jeg kom nylig over [navn på leadselskapet] og ble imponert av [grunn til at du er imponert].
Grunnen til at jeg kontakter deg, er at vi jobber med en rekke selskaper i din bransje, og mange av dem opplever hodebry hver dag på grunn av et [problem].
Problemet som mange i din bransje og kanskje også din bedrift opplever, handler om [forklar kort problemet].
Vi hjelper selskaper som ditt ved å [forklar kort løsningen deres]. Jeg tror løsningen vår kan være nyttig for [spesifikt aspekt av virksomheten deres].
Kan vi avtale en kort samtale neste uke for å diskutere dette nærmere? Du kan bestille tid direkte i kalenderen min her [sett inn kalenderlenke], eller gi meg beskjed om hvor du er tilgjengelig.
Takk for at du tok deg tid, og jeg ser frem til et mulig samarbeid.
Med vennlig hilsen,
[navnet ditt]
[Din kontaktinformasjon]
Hvis du vil lære mer om hvordan du skriver en god tekst, kan du lese innlegget 9 viktige tips om hvordan du skriver en kald e-post på en profesjonell måte.
Når du har en viss kjennskap til personen du henvender deg til, kan vi som regel si at e-posten er varm.
Begynn med å oppdatere bekjentskapet ved å nevne hvor dere møttes eller hvordan dere kjenner hverandre. Hvis personen du kontakter har blitt henvist av noen du kjenner, og det er den eneste bekjentskapen du har, kan du nevne hvem du ble henvist av.
Å ha en referanse til personen du sender en e-post til, er en fantastisk mulighet. Folk har en tendens til å slippe forsvaret når de innser at de vet hvem du er, eller at du er kjent med noen de kjenner.
Forklar tydelig formålet med e-posten og hva du ønsker å oppnå. Vis deretter at du har gjort research ved å nevne et relevant problem som personen, bedriften eller bransjen kan ha, og forklar hvordan løsningen din kan hjelpe. Spør om de har tid til et møte for å diskutere saken videre, og hold en vennlig, men profesjonell tone.
I eksempelet nedenfor har jeg fått en referanse fra en god venn. E-posten jeg sender, kan se omtrent slik ut:
Hei [fornavn],
Vår felles venn, [navn på referanse], ga meg kontaktinformasjonen din, og han fortalte meg at du er den rette personen å snakke med om [produkt/tjeneste].
Jeg heter [navnet ditt], og jeg jobber i [selskapet ditt].
Grunnen til at jeg kontakter deg, er at [navn på referanse] og jeg snakket om et problem som mange i din bransje sliter med.
Problemet som mange i din bransje og kanskje også din bedrift opplever, handler om [forklar kort problemet].
Vi hjelper selskaper som ditt ved å [forklar kort løsningen deres]. Jeg tror løsningen vår kan være nyttig for [spesifikt aspekt av virksomheten deres].
Kan vi avtale en kort samtale neste uke for å diskutere dette nærmere? Du kan bestille tid direkte i kalenderen min her [sett inn kalenderlenke], eller gi meg beskjed om hvor du er tilgjengelig.
Takk for at du tok deg tid, og jeg ser frem til et mulig samarbeid.
Med vennlig hilsen,
[navnet ditt]
[Din kontaktinformasjon]
Hvis du kjenner personen godt, kan du starte med en personlig hilsen, for eksempel ved å takke for sist dere møttes eller nevne noe annet hyggelig dere har opplevd sammen. Gå deretter rett på sak ved å forklare kort hva du ønsker å diskutere, og hvorfor et møte kan være verdifullt for begge parter. Spør om hun har tid til et raskt møte for å ta en kaffe og prate, og tilby deg å ta hensyn til timeplanen din.
I eksempelet nedenfor er det en person jeg allerede kjenner. E-posten jeg sender, kan se omtrent slik ut:
Hei [fornavn],
Lenge siden sist 😀 Det må ha vært på det salgseventet i Stockholm i fjor at vi så hverandre sist?
Jeg vil gjerne møte deg angående en interessant mulighet 😀.
[Kort forklaring av interessant mulighet]
Har du mulighet til å ta en kaffe eller eventuelt et nettmøte med meg?
Vær så god,
[navnet ditt]
Når du har fått et positivt svar på at personen ønsker å møtes, kan du selvfølgelig avtale et møte via e-post eller telefon. Det tar ikke lang tid å ta en telefonsamtale der man finner hverandres respektive kalendere og finner et tidspunkt som passer for begge parter. Problemet med denne løsningen er at man ikke alltid ønsker å ta denne telefonsamtalen på grunn av tidsbegrensninger eller fordi vedkommende ikke har tid.
Alternativt kan du sende en e-post med forslag til tidspunkt, eller få den andre parten til å komme med forslag. Problemet med denne løsningen er:
1. Det er mye frem og tilbake før man finner et passende tidspunkt.
2. Du får ikke svar på e-posten.
En bedre løsning er å automatisere denne prosessen, for eksempel ved å bruke LeadJabber og Calendly til å planlegge møtet.
LeadJabber lar deg sette opp en møtebookingsekvens som automatisk sender ut en e-post der du takker for forespørselen om et møte og legger ved en lenke til en kalender via Calendly. Denne sekvensen kan for eksempel ha 3-4 e-poster som følger opp frem til møtet er avtalt.
Dette er til stor hjelp i en hektisk hverdag, både for deg som arrangerer møtet, men også for motparten siden det ikke går i glemmeboken.
Uansett om e-posten du sender er "varm" eller "kald", er oppfølging nøkkelen i alle faser av salgsprosessen. Alt fra den første kontakten til å avtale et møte.
Problemet for mange selgere og salgsfolk er oppfølging. Du må hele tiden bygge opp pipelinen din, men samtidig må du følge opp alle prospektene i alle ledd. Dette krever et ekstremt godt system og disiplin for å håndtere disse prosessene.
LeadJabber hjelper deg med oppsøkende e-post, men systemet er utformet slik at du kan ha forskjellige sekvenser for ulike faser av salgsprosessen. Det betyr at et prospekt som for eksempel har bedt deg om å ta kontakt om fire måneder, enkelt kan plasseres i den respektive sekvensen for oppfølging. Det betyr at du som selger kan slippe dette prospektet og være helt sikker på at vedkommende blir fulgt opp til rett tid.
Norwegian 
English 
Swedish